Kehittämishaaste

Sisäisen viestinnän johtaminen

Valitsimme kehittämishaasteeseen viestinnän teeman, koska aihe on aina ajankohtainen yrityksissä. Tiimimme jäsenillä, kuin myös varmasti useilla meistä, on omakohtaista kokemusta viestinnän epäonnistumisesta työyhteisössä. Sisäinen viestintä vaikuttaa työpaikalla lukemattomiin asioihin ja on perusta toimivalle työyhteisölle, lisäksi onnistunut viestintä vaikuttaa työhyvinvointiin oleellisesti.

Perehdyimme tehtävässä oikeaan yritykseen X, jossa koetaan tällä hetkellä seuraavia sisäiseen viestintään liittyviä haasteita:

• Epäluottamus esimiehen ja työntekijöiden välillä
• Kommunikaatio-ongelmat
• Tiedonkulkemisen ongelmat yrityksessä
• Hierarkkinen johtaminen

Kehittämisehdotus:

Lähestyimme haastetta perehtymällä yrityksen sisäiseen viestintään eri lähteiden avulla, etsimme tietoa erityisesti yrityksen ongelmien ratkaisemiseksi. Pohdimme tilannetta ja ratkaisua myös yhdessä tarkastellen omakohtaisia kokemuksiamme. 

Halusimme lähteä lähestymään aihetta painottaen työntekijöiden näkökulmaa, sillä he ovat kokeneet ongelmat työntekoaan haittaavina, ja työntekijöiden hyvinvointi ja työn tehostuminen hyödyttää koko yritystä. Halusimme tarjota ratkaisun sisäisen vietinnän ja kommunikoinnin ongelmiin; yrityksessä tieto ei tavoita oikeita henkilöitä ajoissa, ja työntekijät eivät uskalla puhua asioista johdolle avoimesti arvostuksen, vuorovaikutuksen ja luottamuksen puutteen takia. Päädyimme parantamaan yrityksen sisäistä viestintää seuraavin tavoin:

Epäluottamus esimiehen ja työntekijöiden välillä

1. Kehittymissuunnitelma esimiehelle (kyvyt, heikkoudet, kehitettävät asiat) tätä varten tehdään kysely kollegoille, alaisille, asiakkaille, sidosryhmille. Tämän perusteella tutkitaan koulutustarve ja reagoidaan (Joki, 2018, luku 8).
2. Henkilöstötutkimus, jotta nähdään henkilöstöjohtamisen tila - henkilöstöasiantuntijan palkkaaminen esimiehen rinnalle (Joki, 2018, luku 8).
   
3. Henkilöstöasiantuntijan ja johdon suunnittelema kehityskeskustelu (kehityskeskustelut luovat luottamusta, avoimuutta, antavat mahdollisuuden palautteen antamiseen sekä saamiseen, selkiyttää asioita, parantaa vuorovaikutusta (Joki, 2018, luku 8).
4. "Puhtaalta pöydältä aloittaminen'', huonot kokemukset ja epäasiallinen käyttäytyminen käytävä läpi ja sovitellaan. Selkeä, kaikilla tiedossa oleva turvallinen kanava ilmoittaa vastaavista tilanteista tulevaisuudessa, ja niihin puuttuminen välittömästi.
   

Hierarkkinen johtaminen

Työyhteisö ei voi toimia ilman avointa vuorovaikusta. Johtamistyyli täytyy muuttaa demokraattiseksi, jolloin jokainen voi ilmaista vapaasti mielipiteensä. Avoimuuden kasvattaminen vaatii pitkäjänteistä toimintaa, esimiehen ja johdon täytyy olla tässä esimerkkinä. Palautteen antaminen ja saaminen on tärkeää. (Joki, 2018, luku 13)

Parhaissa yrityskulttuureissa uskalletaan ja halutaan sanoa asiat totuudenmukaisesti ja suoraan, vaikka viestin sisältö olisikin negatiivista. Aikuisen ihmisen täytyy ymmärtää, että vastoinkäymiset kuuluvat myös liike-elämään. Kun yrityksessä tiedostetaan haasteet, niitä voidaan alkaa ratkoa yhdessä. (Ahlroth, 2017, luku 1)

Työntekijöiden vaikutusmahdollisuudet johtamiseen työpaikalla:

- Ole kriittinen ja epäileväinen

- Ota kantaa asioihin

- Etsi liittolaisia muista työntekijöistä

- Hanki lisää tietoa

- Turvaudu joukkovoimaan (kaikki yhdessä puuttuvat epäkohtiin)

- Työsuojavaltuutettu (Juuti, 2018, luku 7.6)

Johtajuuden kehittäminen demokraattiseksi (Joki, 2018, luku 13) - omaehtoinen johtajakoulutus / valmennus

Yrityksessä on hyvä pohtia, kuinka viestintä saadaan avoimeksi niin, että jokainen uskaltaa puhua asioista suoraan

Tiedonkulkemisen ongelmat

Yrityksessä täytyy tehdä suunnitelma asioiden viestintään ja tiedottamiseen. Mitä viestitään ja tiedotetaan, milloin ja millä työkaluilla? 

• Työsähköposti kaikille työntekijöille

• Säännölliset palaverit (esityslista, johon voi tutustua etukäteen)

• Pikaviestipalvelut / Teams (kommunikointi yhdessä ja erikseen, tietoa juuri heille, jotka sen tarvitsevat, etäpalaverimahdollisuus) (Joki, 2018, luku 13) 

• Jokin muu, tälle yritykselle sopiva tapa

Kommunikaatio-ongelmat

Yrityksen kommunikaatio-ongelmat liittyvät suurelta osin sisäisen viestinnän epäonnistumiseen työyhteisössä. Kun sisäistä viestintää parannetaan edellä esitettyjen ratkaisuehdotusten mukaisesti, myös kommunikaatio helpottuu.

Sisäisen viestinnän parantaminen yrityksessä on elintärkeää. Sisäisessä viestinnässä onnistuminen:

• Antaa yhteisen tietoperustan työyhteisölle
• Lisää työmotivaatiota
• Vaikuttaa työtyytyväisyyteen
• Parantaa työyhteisön sisäistä ilmapiiriä - tuottavuus nousee (Kauhanen, 2010, luku 12)

Palaute:

Pyysimme ratkaisuehdotuksista palautetta työntekijältä, jonka työyhteisössä on ongelmia sisäisen viestinnän kanssa. 

Pyysimme palautteen antajaa pohtimaan mitä tapahtuisi, mikäli mainitut toimenpiteet tehtäisiin hänen työyhteisössään? Kuinka hänen mielestään toimenpiteet vaikuttaisivat mm. työssä viihtyvyyteen, työhyvinvointiin ja työyhteisöön? Lisäksi kysyimme, onko jotain toimenpiteistä jo tehty hänen työpaikallaan, ja jos on, kuinka ne ovat vaikuttaneet työyhteisöön?

Palaute koskien epäluottamusta esimiehen ja työntekijöiden välillä sekä hierarkkista johtamista:

Vastaajan työpaikalla on pidetty kehityskeskusteluja, joissa on käyty läpi myös esimiehen toimintatapoja ja mahdollisia kehitystarpeita. Ongelmana tässä on työntekijöiden epävarmuus puhua täysin suoraan asioista, koska vastaanotto ei aina ole kovin positiivinen. Säännölliset avoimet keskustelut ja kuunteleminen puolin ja toisin helpottaisivat yhteistä kommunikaatiota sekä kehittymistä omissa rooleissaan. Haasteena on, että esimies ei näe kehitystarpeita samoin kuin työntekijät.

Henkilöstöasiantuntijan palkkaamista ei nähdä mahdollisena vaihtoehtona hänen työpaikalleen. Esimies ei ole koskaan osoittanut halukkuutta ulkopuoliseen neuvontaan. Työntekijä näkisi kuitenkin tämän positiivisena mahdollisuutena työyhteisön kannalta. Ulkopuolinen perspektiivi ja suhtautuminen kaikkiin osapuoliin voisi auttaa tilanteessa. Henkilöstökyselyjä työpaikalla on tehty aiemmin, mutta niihin ei ole reagoitu kyselyn jälkeen.

"Puhtaalta pöydältä" aloittamista työntekijä pitää toimivimpana ehdotuksena, mikäli kaikki työntekijät sitoutuisivat siihen samalla tavalla. Avoin keskustelu, asiallinen sananvapaus ja ehdoton luottamus siihen, että jokaisen kokemus on tärkeä ja siitä voi puhua avoimesti. Asiat täytyisi pystyä ottamaan asioina eikä henkilökohtaisesti, tähän pääseminen vaatii työtä työyhteisössä. Mikäli tämä onnistuisi, parantaisi se ehdottomasti kommunikointia sekä työntekijöiden ja esimiehen välisiä suhteita.

Palaute koskien tiedonkulkemisen ongelmia:

Vastaajan työpaikan tiedottamista hoidetaan tällä hetkellä sosiaalisen median alustan kautta, mikä nähdään työn ja vapaa-ajan erottamisen kannalta ongelmallisena. Palavereja työpaikalla pidetään satunnaisesti, mutta useammin myös työntekijöiden toiveesta. Palaverien vähyys johtuu aikatauluongelmista, esityslistoja ei ole ollut nähtävillä etukäteen.

Sähköpostiviestintää käytetään vähän eikä työntekijöillä ole ollut käytössä henkilökohtaista työsähköpostia. Työsähköposti nähdään positiivisena vaihtoehtona, jotta työn ja vapaa-ajan viestinnän voisi erottaa toisistaan.

Parhaana vaihtoehtona työntekijä näkisi yhdessä sovittavan erillisen alustan työasioiden käsittelemiseen. Työntekijät pystyisivät itse päättämään, koska lukevat ja viestivät alustan kautta ja olisi mahdollisuus viestiä sekä yhdessä että erikseen. Sähköisen viestinnän taitojen kehittäminen olisi hänestä myös tärkeää, jotta viestit ymmärretään oikein.

Reflektio: 

Yrityksellä on mahdollista ottaa useita eri työkaluja ja tapoja käyttöön parantaakseen sisäistä viestintäänsä. Kyseiseen yritykseen olemme valinneet heille parhaat toimintatavat perustuen työntekijän palautteeseen.

Suurin vaikutus saataisiin avoimen keskustelun kulttuurin aloittamisella ja sen ylläpitämisellä. Mikäli työnantaja olisi avoin ehdotukselle, myös henkilöstöasiantuntijan palkkaaminen tai esimieskoulutus toisi lisää työkaluja työyhteisön sisäiseen viestintään. Lisäksi jo aloitetut kehityskeskustelut ja henkilöstökyselyt on oleellista pitää säännöllisenä sekä myös reagoida niihin, mikäli tarpeellista.

Tiedonkulkemisen ongelmia yrityksessä olisi parasta lähteä ratkaisemaan uudistamalla viestinnän nykyinen malli. Työyhteisölle otetaan käyttöön sähköinen alusta, missä työasioita voidaan hoitaa työajalla. Lisäksi työsähköposti koko henkilöstölle auttaisi erottamaan vapaa- ja työaikaa.

Uudet toimintatavat parantavat kommunikointia ja ymmärrystä sekä palauttavat luottamusta työntekijöiden ja esimiehen välillä. Työn ja vapaa-ajan erottaminen mahdollistuu uudella tavalla, mikä vähentää työstressiä. Työhyvinvointi paranee ja työyhteisö voi paremmin, mikä näkyy myös yrityksen kokonaisvaltaisessa hyvinvoinnissa ja tuottavuudessa.

Mitä me opimme?

Sisäisen viestinnän parantamiseksi ei ole olemassa nopeita tai helppoja ratkaisuja, vaan se vaatii pitkäjänteistä työtä. Sisäistä viestintää voidaan johtaa, mutta viestiminen on koko työyhteisön vastuulla ja vaatii myös harjoittelua. Kuka tahansa voi oppia hyväksi viestijäksi, kouluttautuminen myös tässä asiassa on monesti järkevää ja auttaa tulemaan paremmaksi. 

Väärinymmärrykset ovat yleisiä niin vapaa-ajan kuin työelämän viestinnässä. Etenkin silloin, kun viestitään sähköisesti, voi viestin ymmärtää helposti väärin, koska ei näe viestinantajan ilmeitä tai kuule äänenpainoja. Ihmisille on tärkeää pystyä halutessaan erottamaan selkeästi työ- ja vapaa-aika, tähän on annettava kaikille mahdollisuus.

Hyvän sisäisen viestinnän lähtökohta on avoimuus ja demokratia, mikäli tämä asia on kunnossa, on helpompaa lähteä parantamaan muita osa-alueita. Jokainen ihminen haluaa tulla kuulluksi ja tuntea, että hänen mielipiteellään on väliä.