Tiimityötaidot

Kuva 1. (Pixabay, 2016)

Tiimi

On joukko ihmisiä, jotka työskentelevät yhdessä. Tiimissä työskennellään yhdessä jonkun tietyn tavoitteen saavuttamiseksi, ja tavoitteisiin pääsy riippuu toisista saman ryhmän jäsenistä. Sen takia on tärkeää, että tiimin tavoitteet ovat selvät kaikille. (Auntie, 2021)

Työporukka

Työporukalla tarkoitetaan yrityksen työntekijöitä. Työporukassa työntekijät tekevät erilaisia työtehtäviä, mutta ovat kuitenkin samaa työyhteisöä.

Ryhmä

Ryhmä perustaa saavutuksensa yksilösuorituksiin. Ryhmässä on mukana vahvoja ihmisiä, joiden työskentelyyn sekä johtamiseen menestys perustuu.

Työryhmän ja tiimin työskentelyssä on yksi iso ero. Tiimissä asioista keskustellaan ja päätetään yhdessä sekä tehdään aitoa yhteistyötä. Ryhmässä työskentely tapahtuu yksilöllisten suoritusten kautta niin päättämisen kuin delegoinninkin osalta. Työryhmän ja tiimin suurin ero on se, kuinka työtä tehdään. Tiimissä kaikkien panos on yhtä tärkeä ja myös osaajien erikoisominaisuuksia käytetään hyväksi. Ryhmässä usein korostuu erityisosaajien panos. (Vahtolammi, 2015)

Tiimin kehitysvaiheet

Tiimi kehittyy vaihe vaiheelta tiedostamisen, aktiivisen kehittämistyön ja yhteistoiminnan tuoman osaamisen kautta. Tiimiä ei siis voida etukäteen suunnitella valmiiksi. On vaikea arvioida, miten kauan koko kehitysprosessin läpikäyminen kestää. Usein saattaa kulua jopa useita vuosia ennen kuin yhteistyön kaikki finessit on opittu. Tiimistä kehittyminen huipputiimiksi vaatii aikaa ja riippuu tiimin jäsenten osaamisesta, tiimityökokemuksesta ja organisaatiolta saamasta tuesta. (Brik, 2020)

Perustamisvaihe

Tässä vaiheessa joukko ihmisiä kokoontuu yhteen saavuttamaan jonkin päämäärän. Aluksi joukkoa ei voida kutsua vielä tiimiksi vaan sen on jonkinlainen "tiimiaihio". Perustamisvaiheessa tiimin jäsenet opettelvat tuntemaan tavoitteet ja oman roolinsa. Tässä vaiheessa tiimivalmentajan rooli on tärkeä, sillä hän voi olla ainoa joka tuntee tiimille asetetut tavoitteet. (Brik, 2020)

Myrskyvaihe

Tiimin jäsenet alkavat tuntemaan toisensa paremmin. Tiimin kehittyminen ei ole aina kovin yksinkertaista, vaan myrskyvaihe sisältää ristiriitoja, eriäviä tavoitteita ja suoranaista valtataistelua. Tässä vaiheessa tiimin jäsenillä on usein vielä heikko käsitys tiimin tavoitteista eikä jäseniin ole syntynyt luottamusta. Näiden seurauksena voi tulla henkilösuhteisiin riitautumista ja konflikteja. Tämä vaihe on kuitenkin todella tarpeellinen kehityksen ja kasvun kannalta. Sen kautta tiimin jäsenet työstävät yhteistä päämääräänsä, menevät tavoitteiden mukaisesti ja oppivat samalla tuntemaan toisensa paremmin. Toiset tiimit ohittavat tämän vaiheen nopeasti, mutta toiset saattavat jämähtää pysyvästi tähän vaiheeseen. Tiimijohtajan tulee antaa esimerkkiä ammattimaisesta työotteesta ja painottaa yhteisten tavoitteiden olevan toiminnan lähtökohtana. (Brik, 2020)

Oppimisvaihe

Tiimin toiminta kehittyy yleensä nopeasti. Jäsenet muodostavat laajempia yhteistyösuhteita ja syventyvät tiimin tavoitteisiin. Tässä vaiheessa on opittu jo ratkaisemaan ristiriitoja ja riitatilanteita rakentavasti. Tiiminvalmentajan on huolehdittava, että tiimi saa tarvisemaansa koulutusta. (Brik, 2020)

Suoritusvaihe

Tässä vaiheessa tiimi on saavuttanut hyvin suoritustason. Sisäinen yhteistyö on alkanut toimimaan ja jäsenet ponnistelevat yhdessä samaan suuntaan. Tiimin kehitys ei ole kuitenkaan vielä huipussaan, niin että se kykenisi hyödyntämään koko potentiaaliansa. Monet tiimit kehittyvät vain suoritusvaiheeseen, koska silloin tiimitoiminnalla ei tavoitella huippusuorituksia tai mahdollisuutena voi olla liian tiheät muutokset, jotkat estävät tiimiä kehittymästä huipputasolle. (Brik, 2020)

Tässä vaiheessa on tärkeää varmistaa tiimin hyvä yhteistyö ulkopuolisten tahojen kanssa. Tiimiä vetävä henkilö joutuukin välillä palauttamaan tiimin takaisin maan pinnalle, jotta tiimiä ei ala elämään omaa elämäänsä irrallaan muusta onrganisaatioista. (Brik, 2020)

Toiset tiimit pystyvät kehittymään huipputiimiksi. Nämä tiimit pystyvät toimimaan aidossa yhteistyössä sekä sisäisesti että toimintaympäristönsä kanssa. Huipulla tiimityöskentely etenee sujuvasti. Nämä asiat kuvaavat huipputiimiä: motivaatiotaso ja syväosaaminen, jotkat kehittyvät kun tiimin jäsenet saavat toteuttaa omia vahvuuksiaan. (Brik, 2020)

Hajoamisvaihe

Jokaisella tiimillä on päätepisteensä. Tiimin toiminta voi päättyä ulkoisten muutosten vuoksi. Yhdenkin tiiminjäsenen poislähtö voi muuttaa dynamiikkaa niin paljon, että tiimi joutuu opettelemaan yhteistyötä uudelleen. Hyvätkin tiimit voivat hiljentyä, jos olosuhteet eivät kannusta niitä kehittymään. Monet pitkäaikaiset tiimit saattavat kulkea useaan kertaa eri vaiheiden kautta pystyäkseen vastaamaan muuttuviin olosuhteisiin. (Brik, 2020)

Kuva 2. (Proakatemia, 2019)

Tiimin roolit

Kuva 3. (Pixabay, 2016)

Tiimiroolilla ei tarkoiteta tiimin jäsenen vastuualuetta, työtehtäviä tai titteliä. Niillä kuvataan enemmän tapaa, millä tiimin jäsen työskentelee ja vaikuttaa tiimin toimintaan. Tiimirooleja on erilaisia kuten ideoija, vauhdittaja, verkostoituja, viimeistelijä, toteuttaja, tiimivalmentaja, sovittelija, asiantuntija, arvioija, diplomaatti, kokooja, keksijä, arvioija, asiantuntija, takoja, tekijä sekä viimeistelijä. Rooleja on paljon, mutta tärkeintä on kuitenkin se, että jokaisessa tiimissä on erilaisia rooleja ja niitä tarvitaan. Tutkimusten perusteella on huomattu, että parhaiten toimivasta tiimistä löytyy mahdollisimman monta näistä erilaisista rooleista. Tiimityössä erilaisuus on rikkaus ja monenlaista osaamista tarvitaan. Roolien tunnistaminen on myös tärkeää, jotta tiimi voi toimia tehokkaimmillaan. (Proakatemia, 2019)

Omaa pohdintaa

Työpaikallani huomaa myös selvän eron työntekijöiden välillä. Toiset ovat hiljaisempia ja nauttivat itsenäisestä työskentelystä, toiset taas puheliaita ja ottavat kantaa asioihin sekä vaihteleva ikäjakauma tuo monipuolista osaamista ja uusi näkökulmia.

Hyvä tiimin jäsen

Hyvä tiimin jäsen ei ole pelkästään sellainen ihminen, joka on ollut hyvä tekemään ryhmätöitä ja tulee ihmisten kanssa toimeen. Tiimin jäsenellä täytyy olla paljon muitakin taitoja ja ennen kaikkea myönteistä asennetta tiimityötä kohtaan. Ei riitä pelkästään se, että hoitaa oman osuutensa ja on vain tyytyväinen omaan suoritukseensa, vaan on myös huomioitava tiimin kokonaiskuva ja sen tilanne sekä tarve. Itsensä johtamisen taidot korostuvat tiimityössä suuresti. Hyvän tiimijäsenen ominaisuuksista pinnalle nousevat rehellisyys ja avoimuus. Tiimiläinen osaa siis ilmaista ajatuksiaan selkeästi eikä manipuloi toisia. Hänen sanoihinsa voi luottaa ja hän kertoo asiat rehellisesti ja suoraan, siitä huolimatta ovatko ne hyviä vai pahoja. Toisena tulee luotettavuus ja tehokkuus. Hyvä tiimiläinen hoitaa tehtävät ajallaan ja sovitusta sekä ymmärtää oman roolinsa. Hyvä tiimin jäsen ottaa vastuuta koko tiimin toiminnasta ja menestyksestä, eikä pelkästään omastaan. Hän haluaa myös kaikkia kohdeltavan tasapuolisesti eli arvostaa reilua peliä. Hän osaa pyytää myös apua kun sitä tarvitsee ja vastavuoroisesti tarjoaa omaansa, kun tilanne sitä vaatii. (Proakatemia, 2018)

Kuva 4. (Eilakaisla, n.d.)

Tiimiäly

Se on osa työelämän murrosta, joka tarjoaa kilpailuetua tulvaisuudessa. Tiimiälyn ansioista työstä tulee mielekkäämpää, merkityksellisempää ja tuloksellisempaa.

On ollut sanonta, että joukossa tyhmyys tiivistyy, mutta joskus ehkä ennen muinoin. Nykyään työyhteistöissä tiimit koostuvat oman alansa huippuosaajista, jotka sopivat saumattomasti yhteen. (Duunitori, 2018)

Päästään tiimiälyn lähteille kun ryhmässä keskitytään jäsenten väliseen vuorovaikutukseen ja heidän työskentelytapaansa. Kaiken tämän takana on organisaatiokulttuuri. Huipputiimin edellytys on avoin ja luottamusta synnyttävä kulttuuri. Näin huipputiimit iskevät pyötään huipputuloksia. Tuloksia tehdään tiimeissä ja silloin myös työntekijöiden kokema työn merkityksellisyys kasvaa. Työntekijät toimivat tuottavammin, tehokkaammin ja tuloksellisemmin kun he kokevat, että tekevät tärkeää työtä. Tässä kaikessa on kyse tiimiälystä. (Duunitori, 2018)

Miten se syntyy?

Olennainen osa tiimiälyn syntymiselle on erilaisuuden arvostaminen ja avoimuus. Tiimien kokoonpanoissa tasapainoillaan koko ajan moniosaamisen ja erityisosaamisen välillä. Välillä painotetaan moniosaamiseen, jolloin olisi hyvä tietää kaikesta jotain. Toisinaan taas korostetaan etenkin tiimiälyn näkökulmasta työntekijöiden erikoisosaamista, sillä se vahvistaa tiimiälyä. (Duunitori, 2018)

Kun työskentelee osana tiimiä, silloin ei tarvitse osata kaikkea, vaan voi keskittyä omaan erityisosaamiseensa ja samalla luottaa muiden osaamiseen. (Duunitori, 2018)

Työstä tulee yhä enemmän mielenkiintoisempaa ja merkityksellisempää, kun pystyy syventymään itseä kiinnostaviin aiheisiin. Toimiva tiimi tuottaa mielekkyyden lisäksi myös hyvinvointia, koska luottamus ja tuki tarjoavat energiaa ja hyvää fiilistä. (Duunitori, 2018)

Kaikesta ei tarvitse selvitä yksin eikä myöskään onnistumisia tai epäonnistumisia tarvitse kokea yksin. Harva haluaa epäonnistua, mutta yhdessä se ei ole lamauttavaa kuin yksin. Virheistä voi ja täytyy pystyä puhumaan avoimen kulttuurin mukaisesti. Loppujen lopuksi kun koetaan onnistuminen, mikään ei ole niin hauskaa kuin yhdessä nauttiminen ja juhliminen. (Duunitori, 2018)

Tiimityön edut

Tiimityössä on enemmän kuin yksilöiden vahvuudet. Organisaatiot saavat tiimeistä yhä monialaisempaa osaamista ratkaisun löytämiseksi. Tiimissä henkilöt voivat jakaa vahvuutensa tuottaakseen merkityksellisiä lopputuloksia. Tiimi on enemmän kuin monien osiensa summa. Siinä yksilöiden osaamisen varaa voidaan rakentaa ajattelua, jota ei syntyisi, jos kaikki tiimin jäsenet työskentelisivät itsenäisesti.

Tiimityöllä ei pelkästään vain saavuteta tavoitteita, vaan se kehittää tiimin jäsenten osaamista. Kaikkia tiimin jäseniä hyödyntää erilaiset ihmiset, kokemukset ja näkökulmien kohtaaminen. Oppiminen tehostuu kun seurataan miten toiset toimivat eri tilanteissa. Nämä asiat auttavat kaikkia kehittymään omassa työssään. Tiimi pystyy ratkaisemaan monimutkaisempia ongelmia kuin yksilö. Yritykset tarvitsevat monimuotoista ja luovaa ajattelua digitalisaation, väestön ikääntymisen, ilmastonmuutoksen ja globaalin talouden aikakaudella, jota syntyy parhaiten tiimityön tuloksena. (Tiimiäly, 2019, inhimillisten työelämätaitojen vallankumous -luku, 4 kappale)

Tiimityön haasteet

Tiedonkulku ja sisäinen viestintä ovat suurimpia ja tyypillisimpiä tiimityön haasteita. Ajasta ja paikasta riippumaton tiimityö on haasteellista perinteisiä viestintäkanavia käyttäen. Tiedon kulku, asiaosaiset eivät ole mukana ja aikaa saattaa tuhlaantua ajantasaisen tiedon etsimiseen. Tietokoneiden ja internetin myötä tiedon ja viestinnän määrä on kasvanut hurjasti. Viestinnän vanhoja tapoja ovat puhelut, f2f-kommunikointi, palaverit tai sähköpostit. Nämä eivät taivu luontaisesti tähän informaatiovyöryyn. Sen takia siitä aiheutuu viestin katkeamista, tiedon katoamista, ajan hukkaamista, turhaantumista ja infomaation kopioutumista. Nämä tekevät tilanteestä entistäkin tukalampaa. Syy saattaa olla siinä, ettei organisaatiot ole mitään hopealuotia, koska työtapojen uudistaminen vastaamaan työn tarpeita on hidasta. Tiimityön ongelmat ilmenevät juuri niin, että tiimin jäsenet eivät ole kartalla siitä, mitä tapahtu, mitä kukin tekee ja mikä on oma rooli työssä. Jokainen tiimi toimii omalla tavallaan. Helpotusta tuo, jos organisaatio pystyy tarjoamaan yhtenäiset tiimityön työkalut ja käytänteet. (Sininen meteoriitti, n.d.)

Pohdintaa

Aloitin vuoden alussa työn minulle uudessa tiimissä. Tiimi on ryhmävaiheen jälkeen muotoutumassa oikeaksi tiimiksi, jossa työn tekemistä toteutetaan kaikkien tiimiläisten kesken yhdessä.

Pohdimme tiimissä toiminta- ja työtapoja, jotta asiat saadaan sujumaan paremmin. Osaamisen ja tiedon jakaminen tiimin kesken on tärkeä osa jokaista työpäivää ja auttaa luomaan jokaiselle onnistumisen tunnetta.

Tiimityössä kenenkään ei tule jäädä yksin, vaan asioita ratkotaan yhdessä ja yhteinen päämäärä tavoitellaan tiimin kesken. Tiimikaverilta on hyvä kysellä kuulumisia ja tarjota apua aina mahdollisuuksien mukaan. Avoin keskustelu ja vuorovaikutus tiimin jäsenten kesken luovat hyvän kasvualustan ja toimintaympäristön työskentelylle. Huumorin voima taas auttaa tiimiä jaksamaan haastavienkin hetkien ylitse.

Vuorovaikutuksellisuus näin hybridityön aikana tapahtuu lähinnä Teamisin välityksellä, mutta tiimityön arvo ei tämän kautta yhtään vähene; muoto muuttuu, mutta tiimityöskentelyn malli on kuitenkin olemassa vahvasti.

Tiimissä on tapahtunut joitakin henkilövaihdoksia kuluneiden kuukausien aikana. Muutoksessa tiimi muuttaa hieman muotoaan, mutta eteenpäin menemme kuitenkin yhdessä; muutos tiimissä voi luoda myös uusia mahdollisuuksia.

Tsemppaamalla toisiamme ja antamalla hyvää palautetta, saamme virtaa yhdessä tekemiseen ja voimme onnistua näin paremmin. Tiimityössä on voimaa!